MODUL PELATIHAN KOMPUTER “MICROSOFT OFFICE” Word - Excel

MODUL PELATIHAN KOMPUTER

“MICROSOFT OFFICE”

Word - Excel

OLEH :BEZISOKHI WARUWU

2014

MICROSOFT WORD

 I.      Mengenal Microsoft Word

Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar, membuat label surat, membuat table pada dokumen, dan masih banyak lagi dukumen-dokumen lain yang biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word.

Sebelum memulai mengoperasikan Microsoft Word, ada baiknya jika kita mengenal beberapa istilah yang akan dipakai dalam paket latihan ini. Di antaranya adalah istilah Screen Layout (tampilan layar), Menu, dan Toolbar.

Screen Layout atau tampilan layar, sesuai dengan arti kata-kata penyusunnya, merupakan sebuah tampilan yang ditunjukkan komputer anda saat mengoperasikan program ini. Untuk tampilan dalam Microsoft Word, dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

 Pada bagian Baris Judul, dapat kita lihat nama file yang sedang kita buka, jika kita belum menyimpan dan memberi nama pada file yang kita buka, biasanya Microsoft Word akan menampilkan file tersebut dengan nama Document 1, 2, 3 dan seterusnya.

Istilah Menu yang digunakan dalam Microsoft Word mempunyai pengertian yang hampir sama dengan pengertian menu dalam kehidupan sehari-hari. Di dalam menu ini, terdapat beberapa perintah yang dapat kita pilih dengan menyorot perintah tersebut pada Baris Menu.

Toolbar menyediakan beberapa tombol sederhana yang dipakai untuk mengakses sebuah perintah yang tertulis pada pada menu. Cara memakainya yaitu dengan menekan tombol-tombol pada toolbar tersebut.

II.      Memulai mengoperasikan Microsoft Word

A. Membuka Microsoft Word

Untuk membuka Microsoft Word, ada beberapa cara yang bisa ditempuh, diantaranya adalah :

1.  Klik Tombol Start yang ada di taskbar.
2. Pilih menu Program
3. Kemudian pilih dan klik program aplikasi Microsoft Word.Tunggu sampai jendela program Microsoft Word ditampilkan.

B. Membuat Dokumen baru.

Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, cara berikut ini bisa menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru.

1.      Pada jendela Microsoft Word , pilih menu File, klik tombol New, kemudian klik tombol General

2.      Double klik pada icon Blank Document untuk membuat dokumen baru.

3.      Jendela siap untuk digunakan pengetikan.

Atau bisa juga menggunakan alternatif cara :

1.      Klik tombol New Document yang ada pada baris menu.

2.      Pada jendela program Microsoft Word, dapat kita pilih menu File | New, maka setelah kita memilih Blank Document, dokumen kosong akan ditampilkan pada layar komputer anda.

3.      Selain kedua alternatif di atas, bisa juga dengan langsung menekan tombol Ctrl+N, maka dokumen baru akan ditampilkan di layar anda.

C. Membuka File yang sudah tesimpan

1.      Klik menu File dan klik tombol Open, maka akan tampil kotak dialog Open.

2.      Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu.

3.      Klik pada nama file yang akan dibuka.

4.      Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.

 Alternatif lain :

1.      Klik tombol Open File pada baris menu.

2.      Tekan Ctrl+O.

 Dari kedua cara di atas, akan menghasilkan tampulan kotak dialog Open File, pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu. Klik tombol Open, maka file yang dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.

D. Menyimpan Dokumen

1. Segera setelah memulai pengetikan, sebisa mungkin dilakukan penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan kehilangan dokumen.
2. Pada jendela Microsoft Word , pilih menu File, klik tombol Save.
3. Pada layar akan ditampilkan kotak dialog Save. Ketikkan nama file dokumen, dan klik Save.
4. Lakukan penyimpanan file sesering mungkin, untuk menghindari kemungkinan komputer padam secara mendadak.

 Alternatif lain dalam penyimpanan file :

1.      Klik tombol Save pada baris menu.

2.      Tekan tombol Ctrl+S pada keyboard.

Keduanya akan menampilkan kotak dialog Save As. Ketikkan nama file dokumen, dan klik Save.

E. Menutup file Dokumen

1. Setelah menyimpan file dokumen, untuk menutup file, pada jendela Microsoft Word, pilih menu File, klik tombol Close, maka Microsoft Word akan menutup file dokumen yang sedang aktif.
2. Atau bisa dilakukan dengan menekan tombol close pada baris menu.

F. Menutup Jendela Microsoft Word

1. Pada jendela Microsoft Word, pilih menu File, klik Exit, maka jendela Microsoft Word akan tertutup.
2. Pastikan bahwa dokumen yang telah anda ketik sudah tersimpan dengan benar.
3. Selain dengan menu File, menutup jendela Microsoft Word juga dapat dilakukan dengan meng-klik tombol X yang terletak di pokok kanan atas dari jendela Microsoft Word.

III.      Mengetik Dokumen sederhana

Saat memulai aplikasi Microsoft Word , secara otomatis, dokumen baru yang masih kosong yang diberi nama Document1 akan ditampilkan dan siap digunakan. Setiap mengetikkan teks, teks yang Anda ketik akan muncul di posisi kursor dan kursor akan bergeser ke kanan. Jika teks yang yang sedang anda ketik mencapai akhir dari baris, maka teks tersebut akan dilipat dan kursor secara otomatis pindah ke awal baris berikutnya. Bila perlu tekan tombol Enter untuk memindahkan kursor ke baris berikutnya., hanya jika anda ingin memulai pengetikan di baris baru sebelum mencapai batas kanan, membuat baris kosong atau memulai paragraf  baru.

Sebagai contoh, cobalah untuk mengetik artikel berikut :

Perkembangan teknologi telekomunikasi dan informatika (telematika) saat ini sangat pesat sekali. Perkembangan teknologi tersebut telah menciptakan suatu revolusi yang disebut dengan revolusi informasi, dunia sekarang terikat menjadi satu oleh sistem elektronik yang menyalurkan berita dan data dengan kecepatan cahaya ke seluruh tempat di dunia ini. Revolusi informasi yang merupakan gabungan antara ilmu pengetahuan dan teknologi telah merubah sumber kekayaan tidak lagi berupa materi-seperti pada revolusi industri- tetapi berupa informasi, pengetahuan yang diterapkan pada pekerjaan untuk menciptakan suatu nilai. Siapa yang menguasai informasi maka ia akan menguasai dunia.

Setelah selesai, simpanlah dokumen diatas di folder MyDocument dengan nama Telematika.Doc

IV.      Mengedit Teks

Jika anda membuat kesalahan selam proses pengetikan, Anda dapat memperbaikinya dengan berbagai cara berikut ini :

·         Tekan tombol BacksSpace untuk menghapus satu karakter di kiri kursor.

·         Tekan tombol Delete untuk menghapus karakter di kanan kursor.

·         Untuk melakukan pengulangan dari teks yang baru Anda ketik, pilih menu Edit, Repeat Typing (Ctrl+Y).

·         Untuk menghapus teks yang baru saja Anda ketik, pilih dan klik menu Edit, Undo Typing (Ctrl+Z) atau klik tombol Undo pada toolbar Standard.

·         Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan tombol Shift+Enter.

A. Meng-Copy / Menyalin Teks

Untuk menyalin teks yang Anda pilih ke lokasi lain, ikuti langkah berikut ini :

1. Pilih teks yang akan Anda salin.

2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Copy (Ctrl+C).

3. Tempatkan kursor di lokasi baru.

4. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V).

Selain cara tersebut di atas, Anda dapat juga menyalin teks degan menggunakan tombol

B. Men-Delete / Menghapus Teks.

Untuk menghapus teks yang telah Anda pilih, ikuti langkah berikut ini.

1. Pilih teks yang akan anda hapus.

2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Clear atau tekan tombol Delete.

C. Meng-Cut-Paste/Memindahkan Teks.

Untuk memindahkan teks yang Anda pilih ke lokasi yang baru, ikuti langkah berikut ini :

1. Pilih teks yang akan Anda pindahkan

2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Cut (Ctrl+X).

3. Tempatkan kursor pada lokasi baru. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V).

D. Format teks

Anda dapat mengatur format teks dengan menggunakan salah satu cara berikut ini :

·         Pilih atau sorot teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai yang anda inginkan.

·         Tempatkan kursor pada posisi awal pengetikan teks,atur formatnya, kemudian ketik teks yang Anda inginkan. Dengan cara ini, semua teks yang Anda ketik mulai dari posisi kursor akan mengikuti format yang Anda pilih sampai Anda melakukan perubahan kembali ayau memindahkan posisi kursor ke bagian lain pada dokumen.

1. Mengubah Jenis dan Bentuk Huruf (Font)

Setiap jenis dan bentuk huruf (Font) mempunyai nama, misalnya Arial, Times, Courier dan lain-lain. Untuk mengubah Font dari teks yang sebelumnya telah Anda ketik, ikuti langkah berikut :

• Pilih atau sorot teks yang akan Anda ubah fontnya.

• Pilih dan klik font yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan font yang terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+F.

2. Mengubah Ukuran Huruf (Font Size)

Semua teks yang anda ketikkan pada dokumen baru dengan menggunakan template Blank Document akan memakai pilihan default font Times New Roman dengan ukuran huruf 10 point. Untuk mengubah ukuran huruf (font size) dari teks yang sebelumnya anda ketik, ikuti langkah berikut ini :

• Pilih atau sorot teks yang akan anda ubah ukurannya.

• Pilih dan klik ukuran yang anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font Size yang terdapat pada baris toolbar formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+P.   

 

3. Memilih Gaya Tampilan Huruf (Font Style)

Untuk mengubah gaya tampilan huruf (font style) dari teks yang sebelumnya telah anda ketik, ikuti langkah berikut ini :

• Pilih atau sorot teks yang akan Anda ubah gaya tampilannya.

• Untuk menampilkan huruf tebal, pilih dan klik tombol toolbar Bold  yang terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+B.

• Untuk menampilkan huruf miring, pilih dan klik tombol toolbar Italic  yang terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+I.

4. Membuat Garis Bawah (Underline)

Untuk memberi garis bawah dari teks yang sebelumnya telah anda ketik, ikuti langkah berikut ini :

• Pilih atau sorot teks yang akan Anda beri garis bawah.

• Pilih dan klik tombol toolbar Underline  yang terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+U untuk memberi garis bawah tunggal, atau Ctrl+Shift+D untuk memberi garis bawah ganda, atau Ctrl+Shift+W untuk memberi garis bawah tunggal hanya pada kata.

5. Menentukan Warna Huruf (Font Color)

Bila diperlukan huruf yang telah anda ketikkan dapat ditampilkan dengan warna tertentu sehingga tampilan huruf tersebut terlihat lebih menarik. Untuk mengubah warna huruf (font color) dari teks yang sebelumnya telah anda ketik, ikuti langkah berikut ini :

• Pilih atau sorot teks yang akan anda ubah warnanya.

• Pilih dan klik warna yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font Color yang terdapat pada baris toolbar Formatting.

Contoh hasil pemformatan teks :

Ini bold     Ini underline                Ini italic           Ini ukuran 14   Ini Comic Sans

V.      Mengatur Format Paragraph

Dalam Microsoft Word, paragraf adalah segala sesuatu yang diakhiri dengan menekan tombol Enter. Paragraf mungkin berupa judul laporan, bagian suatu daftar, baris kosong di antara dua paragraf, sekumpulan teks atau kalimat yang mempunyai satu pemikiran. Anda dapat mengatur format paragraf dengan menggunakan salah satu cara berikut ini :

·         Pilih paragraf yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai dengan keinginan anda.

• Tempatkan pada kursor pada posisi awal pengetikan paragraf atau formatnya, kemudian ketik paragraf yang Anda inginkan. Dengan cara ini, semua paragraf yang anda ketik mulai dari posisi kursor akan mengikuti format yang anda pilih sampai anda melakukan perubahan kembali atau memindahkan posisi kursor ke bagian lain pada dokumen.

A. Mengatur Perataan teks dalam Paragraf

Perataan teks dalam paragraf dapat dilakukan dengan posisi rata sisi kiri (left-align), rata sisi kanan (right-align), ditengah (center) dan rata sisi kiri dan kanan (justify).

Untuk mengatur perataan teks dari paragraf, ikuti langkah berikut iniF

1.      Pilih dan tempatkan kursor pada paragraf yang akan anda format.

2.      Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog paragraph akan ditampilkan.

3.      Pada kotak dialog Paragraph, klik tab Indent and Spacing. Pada tombol daftar pilihan, Alignment, pilih perataan teks yang anda inginkan.

• Left untuk perataan kiri

• Centered untuk penempatan di tengah

• Right untuk perataan kanan.

• Justified untuk perataan penuh di kiri dan kanan.

4. Contoh format paragraf yang Anda pilih, dapat Anda lihat pada kotak Preview.

5. Klik OK.

Selain itu, perataan teks dari paragraf dapat dilakukan dengan menekan salah satu dari tombol

B. Mengatur Indentasi

Anda dapat mengatur indentasi paragraf terhadap margin kiri, margin kanan atau keduanya. Anda juga dapat membuat indentasi hanya pada baris pertama dari paragraf atau membuat indentasi gantung. Untuk mengatur indentasi paragraf, ikuti langkah berikut ini :

1. Pilih dan tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan Anda format.

2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog Paragraph akan ditampilkan.

3. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Indents and Spacing.

4. Pada bagian Indentation, atur indentasi yang anda inginkan.

• Kotak isian Left, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kiri.

• Kotak isian Right, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kanan.

• Kotak daftar pilihan Special, untuk menentukan indentasi khusus dengan jarak sesuai dengan yang Anda isi pada kotak By.

  (none), jika tidak ada indentasi khusus.

  First line, jika indentasi kiri hanya untuk baris pertama saja.

  Hanging, jika ingin membuat indentasi gantung, yang diindentasi adalah baris lain selain baris pertama.

5. Contoh format paragraf yang anda pilih, dapat anda lihat pada bagian kotak Preview.
6. Klik OK.

C. Mengatur Jarak Spasi Baris

Apabila diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari baris agar masing-masing baris mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengatur jarak spasi baris menggunakan menu, ikuti langkah berikut :

1. Pilih atau tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan Anda format.

2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog Paragraph akan ditampilkan.

3. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Indents and Spacing.

4. Pada bagian Spacing, tentukan jarak spasi baris yang anda inginkan.

  Kotak isian Before, diisi dengan jarak spasi sebelum paragraph

  Kotak isian After, diisi dengan jarak spasi sesudah paragraph.

5. Kotak daftar pilihan Line Spacing, diisi dengan jarak spasi baris yang diinginkan.

Single untuk jarak spasi satu.

1.5 lines, untuk jarak spasi satu setengah.

Double, untuk jarak spasi dua.

At least, untuk menentukan jarak spasi minimal.

Exactly, untuk menentukan jarak spasi yang pasti.

Multiple, untuk menggandakan jarak spasi Single menjadi Dua, 1.5 lines menjadi Tiga dan   Double menjadi Empat.

6. Contoh format paragraf yang anda pilih dapat dilihat pada kotak Preview.

7. Klik OK.

VI. Mengatur Format Halaman

 Yang dimaksud dengan mengatur format halaman diantaranya mengubah ukuran kertas, mengatur margin, memasang nomor halaman, dan lain-lain.

A. Mengubah Ukuran kertas dan Orientasi Pencetakan

Untuk mengubah ukuran kertas, dan orientasi pencetakan, ikuti langkah berikut ini :

1.      Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan.

2.      Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Paper Size.

3.      Pada tombol daftar pilihan Paper Size, pilih dan klik ukuran kertas yang akan Anda gunakan. Atau gunakan kotak Width untuk menentukan lebar kertas, dan kotak Height untuk menentukan tinggi kertassesuai dengan keinginan Anda.

4.      Pada kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan Portrait untuk pencetakan dengan posisi tegak atau Landscape untuk pencetakan dengan posisi tertidur.

5.      Pada tombol daftar pilihan Apply To, pilih dan klik bagian dokumen yang akan memakai ukuran kertas dan orientasi yang baru.

Whole Document, pengaturan baru akan berlaku untuk seluruh halaman.

This Point Forward, Microsoft Word akan menyisipkan tanda pemisah Continuous pada titik sisip dan pengaturan baru akan dimulai pada bagian yang baru.

This Section, pengaturan baru akan berlaku pada bagian tempat titik sisip berada.

6.      Lihat hasilnya pada kotak Preview dan klik OK untuk menutup kotak dialog.

B. Mengatur Margin

Margin merupakan jarak antara tepi daerah pengetikan teks dengan tepi halaman kertas. Apabila Anda membuka dokumen baru dengan menggunakan Blank Document, Microsoft Word akan menggunakan template normal dengan batas margin atas dan bawah 1 inci serta batas margin kiri dan kanan 1.25 inci.

Pengaturan margin akan berlaku untuk seluruh dokumen, kecuali jika Anda telah memilih teks tertentu atau membagi dokumen ke dalam beberapa bagian. Untuk mengatur margin dari dokumen dengan menggunakan menu, ikti langkah berikut ini :

1.      Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan.

2.      Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Margins.

3.      Tentukan jarak dari batas margin yang Anda inginkan.

Top, untuk menentukan batas margin atas.

Bottom, untuk menentukan batas margin bawah.

Left, untuk menentukan batas margin kiri pengetikan.

Right, untuk menentukan batas margin kanan pengetikan.

Gutter, untuk menambahkan spasi lebih pada margin kiri jika Anda tidak memberi tanda pemilihan pada kotak cek Mirror margins atau menambahhkan spasi lebih pada bagian dalam (margin kiri untuk halaman ganjil dan margin kanan untuk halaman genap) untuk daerah penjilidan jika Anda memberi tanda pemilihan pada kotak cek Mirror margins.

4.      Pada kotak isian Header, tentukan jarak dari tepi atas kertas ke isi header. Dan pada kotak isian Footer, tentukan jarak dari tepi bawah kertas ke isi footer.

5.      Pada kotak pilihan Apply To, pilih dan klik bagian mana dari dokumen yang akan memakai margin baru.

6.      Beri tanda atau klik kotak cek Mirror Margins, jika Anda ingin ukuran margin kiri pada halaman genap menjadi ukuran margin kanan pada halaman ganjil dan ukuran margin kanan pada halaman genap akan menjadi ukuran margin kiri pada halaman ganjil.

7.      Lihat hasilnya pada kotak Preview, dan klik OK untuk menutup kotak dialog.

C. Menyisipkan Nomor Halaman

Microsoft Word menawarkan banyak pilihan untuk menempatkan dan menampilkan nomor halaman. Nomor halaman yang Anda tempatkan juga merupakan bagian dari Header atau Footer. Untuk memasang nomor halaman pada dokumen anda, ikuti langkah berikut :

1.      Pilih dan klik menu View, Page Layout.

2.      Pilih dan klik menu Insert, Page Numbers. Kotak dialog Page Numbers akan ditampilkan.

 3.      Pada tombol daftar pilihan Position, pilih dan klik posisi nomor halaman yang Anda inginkan.

  Top of Page(Header), untuk menempatkan nomor halaman di atas.

  Bottom of Page(Footer), untuk menempatkan nomor halaman di bawah.

4.      Pada tombol daftar pilihan Alignment, pilih dan klik perataan nomor halaman yang Anda inginkan.

  Left, untuk penempatan nomor di sisi kiri.

  Center, untuk penempatan nomor di tengah.

  Right, untuk penempatan nomor di sisi kanan.

  Inside, untuk penempatan nomor di bagian dalam halaman dengan dua muka.

  Outside, untuk penempatan nomor di bagian luar halaman dengan dua muka.

5.      Nomor halaman akan muncul di seluruh halaman yang ada dalam dokumen mulai dari halaman pertama. Jika halaman pertama tidak ingin di beri nomor halaman, hilangkan tanda pemilihan pada kotak cek Show number on first page.

6.      Klik tombol perintah Format, untuk memilih format nomor yang akan anda pakai (default 1, 2, 3).

7.      Klik OK.

VII. Mencetak dokumen

 Apabila anda ingin mencetak dokumen anda, dokumen tersebut harus sudah diaktifkan atau ditampilkan di layar. Untuk mencetak dokumen yang sedang aktif di layar, ikuti langkah berikut ini :

1.      Pilih dan klik menu File, Print (Ctrl+P). Kotak dialog Print akan ditampilkan.

2.      Pada tombol daftar pilihan Name, pilih dan klik printer driver yang anda inginkan.

3.      Anda dapat menentukan halaman yang akan anda cetak, dengan cara melakukan pemilihan dan pengisian pada kotak Page Range.

  Klik tombol pilihan All, jika Anda bermaksud mencetak seluruh isi dokumen.

  Klik tombol pilihan Selection, bil Anda hanya ingin mencetak teks yang anda pilih.

4.      Apabila anda ingin mencetak dokumen tersebut lebih dari sati kali, isilah kotak isian Number of Copies dengan jumlah salinan yang anda inginkan.

5.      Pada tombol daftar pilihan Print what, pilih Document bila ingin mencetak isi dokumen.

6.      Tentukan halaman yang akan dicetak pada tombol pilihan Print.

  All pages in range, bila anda ingin mencetak halaman ganjil maupun halaman genap.

  Odd pages, jika Anda ingin mencetak halaman ganjil saja.

  Even pages, jika Anda ingin mencetak halaman genap saja.

7.       Klik OK.

 Untuk mencetak dokumen, bisa juga dilakukan dengan menekan tombol Print pada baris menu.

VIII. Mengakhiri Microsoft Word

 Setalah seluruh kegiatan pengetikan, pengeditan, dan juga pencetakan dokumen selesai, maka kita dapat mengakhiri operasi Microsoft Word setelah terlebih dahulu kita memastikan bahwasannya dokumen sudah tersimpan dengan baik. Jika belum, maka simpanlah dokumen yang telah anda ketik dan edit erlebih dahulu, baru kemusian keluar dari Microsoft Word.

 Untuk keluar dari Microsoft Word, dapat dipilih di antara cara-cara berikut ini :

1. Pilih dan klik tombol pada menu File, Exit .

2. Klik tombol bertanda silang pada pojok kanan atas jendela Microsoft Word.

3. Tekan Alt +F4.

MICROSOFT EXCEL

I. Mengenal Microsoft Excel

Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data perusahaan, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.

II. Bekerja dengan Microsoft Excel

A. Lembar Kerja Microsoft Excel

Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah-istilah umum yang akan digunakan. Beberapa istilah-istilah umum yang diberikan pada gambar dibawah ini akan banyak digunakan dalam pembahasan selanjutnya, sehingga akan lebih baik bila kita menghafalkannya dengan baik.

B. Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)

Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat table dibawah.

C. Memasukkan Data ke Lembar Kerja

Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai, tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini :

1.      Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data .

2.      Ketikkan data yang ingin dimasukkan .

3.      Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn

D. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan

Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah2 berikut ini :

4.      Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.

5.      Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai.

E. Menggunakan Rumus

Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah + (penjumlahan), (pengurangan), * (perkalian), dan ^ (perpangkatan).

Untuk mengenali cara penggunaannya, terlebih dahulu marilah membuat table seperti gambar dibawah ini.

 Untuk mengisi sel-sel yang kosong digunakan cara sebagai berikut :

·         Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap

a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)

b. Ketik rumus “=48*2500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.

Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambang sama dengan (=).

·         Menulis Rumus dengan Referensi Sel

a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)

b. Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.

Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 &(atau) E4 diubah, maka hasil di sel E5 pun akan ikut berubah.

·         Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk

Dengan menggunakan keyboard atau mouse :

a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)

b. Ketik “=” pada kolom baris rumus

c. Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*”

d. Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter.

F. Membuat Range/Blok Sel

Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang, anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau baris), copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris, dll. Dalam kondisi-kondisi seperti ini, anda dapat menggunakan range/blok sel ini untuk memudahkan kerja anda.

Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung kanan bawah. Sebagai contoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2:E7. 

Range B2:E7

Range/blok sel dapat dibuat dengan beberapa cara :

·         Membuat Range Menggunakan Tombol Shift

a.       Tempatkan penunjuk sel awal range/bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu B2

b.      Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel tujuan, yaitu E7

·         Membuat Range Menggunakan Mouse

Tekan tombol kiri mouse sambil ditahan, dan geser sampai membentuk range yang diinginkan.

·         Membuat Kolom atau Baris

a.       Klik sel yang merupakan sel awal range, yaitu B2. Pointer/penunjuk mouse harus barada dalam keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel).

b.      Sambil tetap menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu sel E7.

Suatu kolom atau baris dapat disorot dengan mengklik huruf kolom atau nomor baris yang anda inginkan. Misalnya cukup klik huruf kolom B bilai ingin menyorot seluruh kolom B.

·         Menyorot Sederetan Kolom atau Baris

Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya B, C, D) atau sederetan baris (misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut ini :

c.       Klik di huruf kolom atau di nomor baris awal (di contoh ini adalah B atau 3)

d.      Sambil tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah (drag) pointer (penunjuk) mouse hingga menyorot seluruh baris itu (di contoh ini adalah D atau  5).

G. Menghapus Data

Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengklik menu Edit, Clear, Formats.

H. Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill

Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan dengan mengikuti langkah2 berikut ini :

1.      Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya pilih/klik sel B2.

2.      Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” (January)

3.      Pada sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February)

4.      Sorot/bloklah B2:B3. 

5.      Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam

6.      Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel yang diinginkan misalnya B10. Dengan ini rangkaian data angka dapat ditampilkan. Lihat Gambar dibawah.

I. Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum

§  AutoCalculate

Fasilitas AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan dengan cepat dan mudah dari data2 yang cukup banyak dalam suatu range tertentu. Didalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung rata2 (Average), jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data angka (Sum).

Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :

      1.      Sorot range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C3:C6 dari data seperti dibawah ini.

2.      Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang anda inginkan. Misalkan pilihlah Average(A) untuk menghitung rata2 data.

3.      Hasilnya akan ditampilkan di baris status.

§  AutoSum

Fungsi AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data2 yang cukup banyak, tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus juga dapat langsung menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum (Ó).

Misalnya dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Ó di toolbar. Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C3:C6) dan tekan

LATIHAN SOAL

Buatlah lembar kerja daftar penjualan ponsel dari PT. SEJAHTERA menjadi seperti bentuk dibawah ini. Serta isi pulalah tempat kosong pada kolom dan baris JUMLAH.

Ketentuan Soal :

Buat rangkaian nama bulan dengan menggunakan fasilitas AutoFill

Hitung jumlah penjualan mobil setiap bulannya dan untuk setiap merk

Simpanlah lembar kerja pada komputer dengan menggunakan nama file Latihan.XLS.

J. Mengatur Lebar Kolom

1. Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse

§ Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.

Catatan : Bila ingin mengubah lebar sederet kolom, terlebih dahulu bloklah kolom yang akan diubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom tersebut.

§ Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser(drag)-lah mouse hingga lebar kolom sesuai yang diinginkan.

2. Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang

§ Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah lebarnya.

§ Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data terpanjang yang ada pada kolom .

K. Mengatur Tinggi Baris

§  Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah.

Catatan : Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris yang akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah salah satu baris tersebut.

§  Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah mouse hingga tinggi baris sesuai yang diinginkan.

L. Mengatur Format Tampilan Huruf

Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk untuk memudahkan dan membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font), ukuran huruf (size), garis bawah (underline), warna huruf (color) dan efek khusus lainnya dapat anda tambahkan dalam data anda.

Dua cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di baris menu dan toolbar.

§  Format Melalui Perintah di Baris Menu

a.       Sorot sel atau range yang akan anda format

b.      Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1), dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan

c.       Pada kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Font.

d.      Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.

§  Format Melalui Toolbar

Tabel Jenis-jenis Perintah Toolbar untuk Melakukan Format Tampilan Huruf

TOOLBAR	JENIS PERINTAH	FUNGSI
	Text font	Menentukan jenis huruf
	Font color	Menentukan warna huruf
	Font size	Menentukan ukuran huruf
	Bold	Menebalkan huruf
	Italic	Memiringkan huruf
	underline	Memberi garis bawah

 

M. Meratakan Tampilan Data

Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan pada suatu sel atau range tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, di tengah sel atau di tengah beberapa kolom tertentu.

Ada 2 cara yang dapat ditempuh dalam melakukan perataan tampilan data ini, yakni dengan menggunakan perintah yang ada di baris menu dan toolbar.

§  Meratakan Data dengan Perintah di Baris Menu

a.       Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya

b.      Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1) dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan

c.       Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment

d.      Lakukan pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak :

Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan yang dapat dilakukan adalah Top (rata atas), Center (rata tengah), Bottom (rata bawah), Justify (seluruh data ditampilkan pada sel secara penuh). •

Horizontal : beberapa pilihan yang dapat dilakukan adalah : •

General	Huruf ditampilkan rata kiri dan angka rata kanan
Left (Indent)	Data ditampilkan rata kiri
Center	Data ditampilkan rata tengah
Right	Data ditampilkan rata kanan
Fill	Mengisi seluruh sel dengan mengulang data
Justify	Data ditampilkan pada sel secara penuh
Center Across Selection	Data ditampilkan di tengah2 beberapa kolom

• Orientation : untuk mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya.

e.       Klik OK

§  Meratakan Data dengan Perintah pada Toolbar

Tabel Perintah Meratakan Data pada Toolbar

Toolbar	Perintah	Keterangan
	Align Left	Data ditampilkan rata kiri
	Center	Data ditampilkan rata tengah
	Align Right	Data ditampilkan rata kanan
	Merge and Center	Menyambung beberapa kolom, dan menaruh data ditengah kolom baru tersebut

N. Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai

§  Sorotlah sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai

§  Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1). Lalu klik tab border. Kotak dialog akan tampil seperti di bawah ini.

§  Pada bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut :

None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai •

Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range •

Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range •

§  Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan

§  Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan

§  Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan

§  Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas yang telah anda set. Klik OK bila sudah selesai.

O. Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom

Kadangkala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat memasukkan/mengetikkan data, ternyata ada data2 yang terlewat. Langkah2 yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :

§  Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan disisipkan

§  Pilih dan klik di baris menu :

Insert, Rows untuk menyisipkan baris baru •

Insert, Column untuk menyisipkan kolom baru •

Insert, Cells untuk menyisipkan sel baru .

P. Menghapus Sel, Baris atau Kolom

Selain data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan data2 yang mengalami penulisan dua kali. Untuk yang semacam ini, untuk memperbaiki penulisan data dapat ditempuh dengan menghapus sel, baris ataupun kolom.

a.       Sorot sel atau range tempat sel, baris atau kolom yang akan dihapus

b.      Pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak dialog Delete akan ditampilkan

c.  Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini :

§  Shift cells left, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah kanannya.

§  Shift cells up, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada kolom sama di sebelah bawahnya

§  Entire row, digunakan untuk menghapus seluruh baris pada sel atau range yang anda sorot

§  Entire column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom pada sel atau range yang anda sorot

d.  Klik OK

SOAL LATIHAN

Buatlah lembar kerja daftar upah harian dari PT. SUKA MAKMUR seperti ditampilkan dibawah ini. Masukkan pula isi dari WAKTU KERJA dan TOTAL UPAH yang masih kosong, serta kemudian ubahlah bentuknya menjadi bentuk table.

Ketentuan Soal :

Waktu Kerja = Jam Keluar- Jam Masuk

Total Upah = Waktu Kerja * 24 * Tarif Upah/Jam